Come CUBI ha ridotto il tempo impiegato per validare un fornitore

L'azienda

Nata come ditta familiare nel 1985, CUBI è oggi un partner di riferimento per la realizzazione di impianti tecnologici sostenibili. In quarant'anni l'azienda è cresciuta in modo esponenziale, affiancando ai servizi di ingegneria, alla scelta dei componenti e alle attività esecutive in campo anche l'assistenza post-vendita e la connessione delle utenze alle reti distributive.

Con sede a Sommacampagna (Verona) e oltre 150 collaboratori, CUBI opera su cinque aree di business: impianti tecnologici, impianti fotovoltaici, general contractor, efficienza energetica e service O&M. Gestisce oltre 300 cantieri all'anno su tutto il territorio nazionale, per clienti come Amazon, Gruppo Rana, Generali e Buitoni.

I documenti di sicurezza

Per CUBI, il controllo documentale dei subappaltatori è un processo complesso e stratificato. Con centinaia di cantieri attivi ogni anno, ogni impresa che entra in cantiere porta con sé un volume importante di documentazione: idoneità dei lavoratori, attestati di formazione, valutazioni dei rischi, POS, oltre ai documenti trasversali come DURC e visura camerale.

I subappaltatori che svolgono lavorazioni diverse richiedono attestati diversi, soprattutto sul fronte formazione. A questo si aggiunge la qualità con cui la documentazione arriva, spesso disordinata e non lineare, e i tempi lunghi imposti da fornitori poco precisi: in alcuni casi servono settimane prima di arrivare a un'idoneità.

Il problema: tanto lavoro manuale prima di poter dare il via libera

Prima di adottare Operatore Sicurezza, gran parte della verifica era svolta a mano, lavorando direttamente su file PDF e cartelle. Questo comportava:

• Lentezza: la verifica manuale di un'intera impresa nei casi più complessi poteva impegnare anche 4-5 ore, con la necessità di aprire centinaia di PDF, fino a 350 documenti per le imprese più strutturate.
• Disordine: la documentazione arrivava spesso messa male, con file cumulativi e cartelle poco organizzate. Mettere ordine e individuare i singoli documenti era un'attività preliminare lunga e a basso valore aggiunto.
• Rischio: il controllo incrociato dei requisiti su nomi simili, attestati particolari e scadenze ravvicinate aumentava la possibilità di sviste.

A questo si sommava la difficoltà di tenere sotto controllo le scadenze: con una mole importante di documenti, capire quando un attestato o un DURC stava per scadere, e quindi quando intervenire su un fornitore, restava un'attività onerosa.

La soluzione: Operatore Sicurezza

CUBI ha adottato Operatore Sicurezza per snellire il flusso di verifica e avere una visione chiara dello stato della documentazione. La piattaforma ha permesso di:

• Automatizzare il caricamento e l'estrazione delle informazioni: l'utente può caricare cartelle e file anche disordinati; Operatore Sicurezza identifica i documenti, li separa e ne estrae i dati chiave, restituendo una prima fotografia immediata dello stato della documentazione.
• Snellire i controlli sulla documentazione: il sistema esegue i controlli sui documenti e segnala eventuali non conformità, lasciando all'utente la verifica solo dei casi che richiedono competenza specialistica.
• Tenere ordinata la documentazione fin dall'inizio: anche partendo da materiale arrivato messo male, la documentazione risulta organizzata e più facile da gestire.

I risultati

Dall'adozione di Operatore Sicurezza, CUBI ha rilevato benefici concreti:

• Il tempo di verifica di un'intera impresa è passato da diverse ore a poco più di un'ora, con un risparmio marcato sui casi più complessi, dove la verifica manuale poteva richiedere 4-5 ore.
• L'ordine e il controllo sulla documentazione sono migliorati: la piattaforma restituisce una fotografia immediata di come si presenta la documentazione, anche quando i file arrivano disordinati.
• Il processo di archiviazione e separazione dei documenti, prima interamente manuale, è ora gestito dal sistema, riducendo il lavoro a basso valore aggiunto.