Come chiedere i documenti mancanti a un subappaltatore (con modello di mail)

Scrivi al subappaltatore che mancano dieci documenti. Te ne manda due. Riscrivi per gli altri otto, e intanto il lunedì dell'ingresso si avvicina. Un responsabile sicurezza ce l'ha raccontato così: "Questi sono convinti di avermi mandato tutto, è quello il problema. È la terza mail che scrivo."

Spesso il problema non è la cattiva volontà dell'impresa. È la richiesta di integrazione documenti al subappaltatore scritta in modo che chi la riceve non capisca cosa deve fare. "Manca la formazione di Rossi" non dice quale corso, quante ore, per quale ruolo. L'ufficio dell'impresa manda quello che ha, e il giro ricomincia.

Perché la stessa richiesta parte tre volte

Nelle call che abbiamo fatto con responsabili sicurezza, CSE e studi, rincorrere i subappaltatori torna in quasi una call su quattro (23,2%). Tra i contractor sale al 29%. Sono percentuali di call, non di aziende.

La dinamica è sempre la stessa. "Scriviamo che mancano 10 documenti, ce ne mandano due e poi richiediamo gli altri otto", ci ha detto un altro responsabile sicurezza. Le cause sono ricorrenti:

• La richiesta è generica. "Manca la formazione" non dice quale attestato, di quale lavoratore, con quale durata.
• Manca il perché. L'impresa ha già mandato un attestato di primo soccorso e non capisce cosa ci sia di sbagliato.
• Arriva a rate. Una prima mail con tre mancanze, una seconda con altre due scoperte dopo.
• Non c'è una data. Senza scadenza, la richiesta finisce in fondo alla coda dell'ufficio dell'impresa.

Ognuno di questi difetti può costare un giro di mail in più.

Chi deve chiedere i documenti, e su quale base

Prima di scrivere conviene sapere a che titolo lo fai, perché il riferimento normativo va dentro la mail.

Il committente o il responsabile dei lavori verifica l'idoneità tecnico-professionale delle imprese affidatarie, delle imprese esecutrici e dei lavoratori autonomi, con le modalità dell'Allegato XVII. Lo prevede l'art. 90, comma 9, lettera a) del D.Lgs. 81/2008. Per i cantieri sotto i 200 uomini-giorno e senza i rischi particolari dell'Allegato XI, la stessa norma ammette una documentazione semplificata: iscrizione alla Camera di commercio, DURC e autocertificazione sugli altri requisiti.

Il datore di lavoro dell'impresa affidataria ha obblighi propri, fissati dall'art. 97 del D.Lgs. 81/2008: verifica le condizioni di sicurezza dei lavori affidati (comma 1), applica gli obblighi dell'art. 26 e verifica l'idoneità tecnico-professionale secondo l'Allegato XVII (comma 2), verifica la congruenza dei POS delle imprese esecutrici prima di trasmetterli al coordinatore per l'esecuzione (comma 3). Come si legge un POS l'abbiamo spiegato nella guida su cosa controllare nella verifica del POS.

In pratica la mail la scrive chi riceve i documenti: l'affidataria, il suo consulente o il CSE.

Cosa deve contenere una richiesta che ottiene risposta

Una richiesta di integrazione funziona quando l'ufficio dell'impresa può lavorarla senza richiamarti. Servono cinque elementi, per ogni documento.

Elemento	Scritto male	Scritto bene
Documento e intestatario	"Manca la formazione di Rossi"	"Mario Rossi, attestato di primo soccorso"
Motivo	"Documento non valido"	"Il corso è di 12 ore, ne servono 16"
Riferimento	Nessuno	"DM 388/2003, impresa di costruzioni con più di 5 lavoratori: gruppo A"
Formato	"Mandate i documenti"	"Un PDF per documento, scansione completa e leggibile"
Scadenza	"Appena possibile"	"Entro giovedì 12 alle ore 12, ingresso previsto lunedì 16"

Il motivo è la parte che fa la differenza. Prendi il primo soccorso: il DM 388/2003 prevede un corso di 16 ore per le imprese del gruppo A e di 12 ore per i gruppi B e C. Un'impresa di costruzioni con più di cinque lavoratori è nel gruppo A, e lì un attestato da 12 ore non copre il ruolo di addetto al primo soccorso. Scritto così, l'impresa sa esattamente cosa cercare. Cosa guardare in un attestato oltre la data lo trovi nella guida sugli attestati di formazione dei lavoratori.

Lo stesso vale per i ruoli. Il preposto nominato senza il corso previsto dall'art. 37, comma 7 del D.Lgs. 81/2008 è una mancanza diversa dal lavoratore nel POS senza la formazione del comma 1. Sono due documenti diversi: vanno chiesti separatamente. Sul preposto trovi i dettagli nella guida 2026 su obblighi e formazione del preposto.

Una regola in più: tutte le mancanze in una sola mail. Una richiesta a rate insegna all'impresa a rispondere a rate.

Modello di mail per la richiesta di integrazione documenti

Il modello qui sotto è un template: sostituisci le parti tra parentesi quadre. I tre casi sono esempi tipici di mancanze su attestati e ruoli, da adattare a quello che hai trovato.

Oggetto: [Cantiere di via ...] Documenti da integrare per l'ingresso di [Impresa] entro [data]

Buongiorno [Nome],

abbiamo verificato i documenti inviati il [data] per il cantiere di [indirizzo].
Per autorizzare l'ingresso ci servono ancora i documenti qui sotto.
Per ognuno trovate cosa non va, il riferimento e cosa inviare.

LAVORATORI

1. [Nome Cognome] - attestato di primo soccorso
   Cosa non va: il corso è di 12 ore. La vostra impresa ha più di cinque lavoratori ed è
   nel gruppo A del DM 388/2003, per cui il corso deve essere di 16 ore.
   Riferimento: DM 388/2003.
   Cosa inviare: attestato del corso da 16 ore.

2. [Nome Cognome] - attestato di formazione specifica
   Cosa non va: il lavoratore è indicato nel POS ma l'attestato non è arrivato.
   Riferimento: art. 37, comma 1, D.Lgs. 81/2008.
   Cosa inviare: attestato con durata in ore, date del corso e soggetto formatore.

RUOLI

3. Preposto - [Nome Cognome]
   Cosa non va: la nomina c'è, l'attestato del corso per preposti no.
   Riferimento: art. 37, comma 7, D.Lgs. 81/2008.
   Cosa inviare: attestato del corso per preposti.

FORMATO
- Un PDF per documento, con tutte le pagine.
- Nome del file: COGNOME_tipo-documento (es. ROSSI_primo-soccorso.pdf).
- Scansioni leggibili, niente foto storte o tagliate.

SCADENZA
Ci servono entro [giorno, data, ora].
L'ingresso di [Nome Cognome] e [Nome Cognome] è previsto per [data]:
senza questi documenti non possiamo autorizzarlo.

Se avete dubbi su un punto, rispondete citandone il numero.

Grazie,
[Nome, ruolo, telefono]

La numerazione permette all'impresa di risponderti punto per punto. La conseguenza sull'ingresso, scritta con una data, dà alla richiesta una priorità senza alzare i toni.

Checklist: dalla verifica all'invio

1. Finisci la verifica prima di scrivere. Lavoratori e ruoli compresi. Criterio: nessuna mancanza scoperta dopo l'invio.
2. Intesta ogni riga a una persona o a un ruolo. Criterio: nessuna voce del tipo "manca la formazione" senza nome.
3. Scrivi il motivo con un numero o un fatto. Ore del corso, data mancante, ruolo senza attestato. Criterio: l'impresa capisce l'errore senza telefonarti.
4. Aggiungi il riferimento normativo. Articolo e decreto. Criterio: il riferimento è verificabile da chi riceve la mail.
5. Indica formato e scadenza. Un PDF per documento, data e ora. Criterio: la scadenza è prima dell'ingresso, non il giorno stesso.
6. Alla risposta, riparti solo da ciò che manca. Spunta i punti chiusi e riscrivi solo quelli aperti, con la stessa numerazione. Criterio: la seconda mail è più corta della prima.

Per capire come organizzare a monte la raccolta, così da arrivare alla richiesta con meno mancanze, leggi la guida all'onboarding delle imprese in cantiere.

Dove se ne va il tempo, anche con un buon modello

Il modello risolve la forma. Il tempo resta prima: aprire i file, incrociare il POS con attestati e nomine, leggere quante ore dura ogni corso. Solo alla fine sai cosa scrivere. Ne abbiamo parlato nell'articolo su perché nella verifica il tempo va nel riordino.

Questo è il punto in cui Levels entra nel lavoro. Levels legge i documenti dell'impresa, incrocia POS, lavoratori, attestati e nomine, e segnala cosa manca o non va con il perché: il corso da 12 ore dove ne servono 16, il lavoratore nel POS senza attestato, il preposto nominato senza formazione.

Dal report, Levels prepara la mail di integrazione impresa per impresa: la lista di cosa manca e perché, già scritta. La rileggi, la copi e la mandi tu. Non è un sollecito automatico: decidi tu cosa chiedere e quando. Anese, impresa affidataria che verifica i propri subappaltatori, stima circa 40 minuti risparmiati per ogni mail di integrazione.

Per la risposta, all'impresa mandi un link di caricamento, come un WeTransfer. L'impresa si registra gratis e trascina cartelle, zip, rar o foto così come le ha. Levels separa i file, li riconosce e li assegna a impresa, lavoratore e mezzo: non devi rinominare niente.

Dopo l'ingresso, Levels ricalcola ogni notte le scadenze su tutti i cantieri. Ogni lunedì l'impresa invitata riceve un'email con i documenti scaduti, mancanti e in scadenza. Come impostare la finestra di preavviso l'abbiamo spiegato nella guida alle scadenze dei documenti di cantiere.

Levels prepara il report e la mail. Tu decidi cosa mandare.

Domande frequenti sulla richiesta di integrazione documenti

Chi deve chiedere i documenti mancanti al subappaltatore?

Il committente o il responsabile dei lavori verifica l'idoneità tecnico-professionale delle imprese, secondo l'art. 90 comma 9 del D.Lgs. 81/2008. L'impresa affidataria verifica le condizioni di sicurezza dei lavori affidati, secondo l'art. 97. Nella pratica la richiesta la scrive chi riceve i documenti.

Cosa deve contenere una richiesta di integrazione documenti?

Per ogni documento: a chi è intestato, cosa non va, il riferimento normativo, cosa inviare e in che formato. In fondo una scadenza con data e ora, collegata alla data di ingresso in cantiere. Tutte le mancanze vanno in una sola mail.

Un attestato di primo soccorso da 12 ore è sempre sufficiente?

No. Il DM 388/2003 prevede un corso di 16 ore per le imprese del gruppo A e di 12 ore per quelle dei gruppi B e C. Un'impresa di costruzioni con più di cinque lavoratori è nel gruppo A: lì l'attestato da 12 ore non copre il ruolo di addetto al primo soccorso.

Quanto tempo dare al subappaltatore per integrare i documenti?

Non c'è un termine fissato dalla norma. Conviene indicare una data e un'ora precise, con un margine prima dell'ingresso che ti permetta di verificare i documenti ricevuti. Una scadenza fissata il giorno stesso dell'ingresso non lascia tempo per controllare.

Levels manda i solleciti al posto mio?

No. Levels prepara la mail di integrazione impresa per impresa con cosa manca e perché: la rileggi, la copi e la mandi tu. In più, ogni lunedì l'impresa invitata riceve un'email di riepilogo con i documenti scaduti, mancanti e in scadenza.

In Sintesi

Spesso la terza mail nasce dalla prima. Una richiesta di integrazione che dice documento, persona, motivo, riferimento, formato e scadenza si lavora al primo giro, perché l'impresa non deve interpretare niente. Il modello qui sopra copre la forma: usalo così com'è o adattalo al tuo cantiere.

Il tempo vero resta nella verifica che viene prima della mail. Se vuoi vedere come Levels legge i documenti, segnala le mancanze e ti prepara la mail già scritta, prenota una demo di 30 minuti sui documenti delle tue imprese.