Documenti per ogni committente: prepararli una volta sola

Venerdì pomeriggio chiama il capocantiere del committente: lunedì entrate con quattro persone, mandami i documenti. Li hai già mandati a un altro committente due settimane fa. Stessi lavoratori, stessi attestati, stessa visura. Ma lì servivano in una cartella zip, qui vanno caricati uno per uno su un portale, con i suoi moduli e la sua dichiarazione da firmare.

Il lunedì mattina i documenti non sono tutti sul portale. Le quattro persone aspettano al cancello, la giornata è persa e il problema non è la sicurezza: è che i documenti dell'impresa per ogni committente li stai preparando da capo ogni volta.

Questo articolo è per l'impresa esecutrice che lavora per tanti committenti: ufficio tecnico, amministrazione, HSE o il titolare che se ne occupa la sera. Se invece sei un piccolo subappaltatore alle prese con il primo cantiere, parti dalla guida ai documenti per il subappalto.

Ogni cantiere nuovo riparte da zero, anche se i documenti sono gli stessi

Il primo costo non sono i portali. È il cantiere nuovo. La documentazione che ti chiede un committente è quasi sempre la stessa: visura, DURC, DVR, nomine, attestati, idoneità sanitarie, UNILAV, documenti dei mezzi. Sono i documenti di idoneità tecnico-professionale dell'Allegato XVII del D.Lgs. 81/2008, e cambiano poco da una commessa all'altra.

Eppure ogni volta si riparte dalla cartella condivisa, dalla mail di sei mesi fa, dal collega che "ce l'ha lui". Il titolare di un'impresa esecutrice ce l'ha detto così: "Abbiamo tutto, ma ogni volta che ci chiedono i documenti non sai mai dov'è."

Nelle 41 call che abbiamo fatto con imprese esecutrici e subappaltatori, il tempo e le persone sottratte al lavoro sono emersi in 18 call (44%). La documentazione da rifare per ogni cantiere o committente in 15 (37%). Un altro titolare: "Perdiamo tantissimo tempo nel produrre e fornire documenti ai clienti: ormai è diventato un secondo lavoro."

"A volte sono cose che si ripetono, però con un cantiere nuovo devi rifare tutto da capo."

Il punto è che la parte ripetibile viene trattata come se fosse nuova. Se la separi da quella che cambia davvero, metà del lavoro sparisce prima ancora di toccare un portale.

Cosa resta uguale e cosa cambia da un committente all'altro

Prima di cambiare metodo serve sapere cosa è dell'impresa e cosa è del cantiere. La tabella divide le due cose.

Documento	Di chi è	Cambia per cantiere?	Cosa fare
Visura CCIAA, DURC, DVR, polizza RC	Impresa	No	Archivio unico, controllare la scadenza
Nomine (RSPP, RLS, preposto, addetti emergenze, medico competente)	Impresa	Raramente	Archivio unico, aggiornare quando cambia la persona
Attestati di formazione, idoneità sanitaria, UNILAV	Lavoratore	No	Cartella per lavoratore
Libretti, verifiche periodiche, documenti INAIL	Mezzo	No	Cartella per mezzo
POS	Cantiere	Sì	Va redatto per quel cantiere
Elenco di chi entra	Cantiere	Sì	Scegliere dall'archivio
Moduli, dichiarazioni, informative del committente	Committente	Sì	Compilare con i dati dell'archivio

Il DURC ha validità di 120 giorni dalla data della richiesta, secondo il decreto interministeriale del 30 gennaio 2015: è uguale per tutti i committenti, ma va controllato prima di ogni invio. Per i controlli che il committente farà sul tuo, vedi come funziona la verifica del DURC delle imprese in cantiere.

Su sette righe, solo tre cambiano davvero da un cantiere all'altro. Le altre quattro si preparano una volta e si tengono aggiornate.

Portali e moduli: ogni committente ha il suo format

Qui il lavoro raddoppia. Ogni committente ha il suo portale HSE, la sua struttura di cartelle, i suoi moduli. Nelle 41 call, in 15 (37%) il problema erano i portali dei committenti da alimentare, in 13 (32%) i moduli e le dichiarazioni da compilare.

"Stessa impresa, due cantieri, stessa documentazione, ma ogni committente ha il suo format. Allegati, dichiarazioni, informativa del POS: è un impazzimento." — il titolare di un'impresa esecutrice

Il referente di un'impresa di impianti l'ha descritto senza giri di parole: ogni commessa è una piattaforma, e l'upload di ogni documento aziendale, della persona, dell'attrezzatura e della macchina avviene a mano. Poi c'è il passaggio peggiore: scaricare i documenti da un portale per ricaricarli su un altro. "È un doppio lavoro", ci ha detto chi lo fa in amministrazione.

I moduli hanno lo stesso difetto. "Ci sono un sacco di documenti da compilare, tutti uguali ma da fare uno per uno. Non puoi nemmeno fare copia e incolla." Le informazioni sono sempre quelle (ragione sociale, nominativi, mansioni, numeri di matricola), ma ogni committente le vuole in un campo diverso.

Il costo si vede al cancello. "Se ti aspetti che i documenti siano sul portale e non lo sono, mandi lì le persone e la mattina aspettano fuori con le braccia conserte."

Scadenze e formazione: il controllo va fatto prima della richiesta

Un archivio unico funziona solo se è aggiornato. Le scadenze dei propri documenti sono emerse in 7 call su 41 (17%), meno dei portali, ma con conseguenze più dirette. "Il cliente ci ricorda: senza questo documento scaduto non ti pago", ci ha detto un titolare.

Le scadenze che sfuggono più spesso sono quelle dei lavoratori: idoneità sanitarie e aggiornamenti della formazione. Un attestato non scade solo per data. Un corso di primo soccorso di 12 ore non basta a un'impresa di costruzioni con più di 5 lavoratori, che è nel gruppo A del DM 388/2003 e ne deve fare 16. Il committente che verifica lo trova, e il lavoratore non entra come addetto alle emergenze. Sui controlli che riceverai, leggi come si fa la verifica degli attestati di formazione dei lavoratori e cosa si guarda nell'idoneità sanitaria del medico competente.

La regola è semplice: le scadenze si guardano ogni settimana su tutto l'archivio, con una finestra di almeno 30 giorni, non il giorno della richiesta. Abbiamo raccolto i metodi in come non dimenticare le scadenze dei documenti di cantiere.

Il metodo: archivio unico, cartelle per lavoratore e mezzo, un link invece di 20 allegati

Prima di qualsiasi software, il metodo. Nelle 41 call, in 19 (46%) l'impresa gestiva tutto con cartelle, Excel ed email; in 7 c'era una persona interna dedicata solo a questo. Il metodo regge anche a mano, ma regge meglio se non dipende da una persona sola. "Il collega è in ferie, il cliente ti chiede un documento e tu non hai accesso al suo computer: così aspetti."

1. Crea un archivio unico dell'impresa. Un solo posto, accessibile a più persone, con i documenti di impresa e le nomine. Criterio: chiunque in ufficio trova il DURC in meno di un minuto.
2. Apri una cartella per ogni lavoratore e per ogni mezzo. File rinominati con nome e tipo di documento, non "scan_0042.pdf". Criterio: per mandare quattro persone selezioni quattro cartelle, non cerchi 30 file.
3. Tieni le scadenze sotto controllo ogni settimana. Un elenco unico, con tutto ciò che scade nei prossimi 30 giorni. Criterio: nessun documento scade mentre è caricato su un portale.
4. Manda un link, non 20 allegati. Un link a una cartella ordinata, che non scade dopo tre giorni. Criterio: il committente scarica tutto in un passaggio.
5. Tieni un modello per ogni committente ricorrente. Moduli e dichiarazioni già compilati con i dati fissi, da aggiornare solo con nomi e date del cantiere. Criterio: il secondo cantiere con lo stesso committente richiede la metà del tempo del primo.

L'effetto si vede anche dall'altra parte. "Se vedono che arriva già tutta questa documentazione in ordine, non la guardano neanche: ti dicono 'Va bene'", ci ha raccontato un titolare.

Come lavora Levels per le imprese che mandano i documenti

Il metodo riduce il lavoro, ma non lo toglie: i portali restano da alimentare, uno per committente. Per questo Levels ha un servizio dedicato alle imprese esecutrici e ai subappaltatori. Carichi i documenti una volta; a ogni nuovo cantiere Levels porta la documentazione sul portale del tuo committente, nel formato giusto, e la mantiene aggiornata per tutta la durata del cantiere.

Funziona in tre passi:

1. Attivi il software. Dopo l'onboarding con noi, tieni aggiornata la documentazione della tua impresa in un unico posto.
2. Segnali il nuovo cantiere. Per ogni nuovo cantiere comunichi chi vuoi mandare e le informazioni necessarie.
3. Al resto pensa Levels. Portale giusto, formato giusto, entro la scadenza, con la documentazione aggiornata per tutta la durata del cantiere.

Il servizio copre DURC, POS, attestati di formazione, idoneità sanitarie, verifiche dei macchinari e la documentazione richiesta dai portali HSE dei committenti. Una cosa resta a te: la documentazione la tieni aggiornata tu, nel software, e Levels ti ricorda le scadenze. Quello che non fai più è portarla sui portali dei committenti, cantiere per cantiere. Levels porta i documenti dove servono.

Quando ti serve mandare tutto a qualcuno fuori dai portali, hai un link da condividere con il committente al posto degli allegati.

In genere si è operativi in pochi giorni: il tempo dell'onboarding e del caricamento della documentazione di partenza. Il servizio gira sulla stessa piattaforma che usano general contractor e coordinatori della sicurezza per verificare le imprese, quella che ha già analizzato oltre 300.000 documenti. Se vuoi vedere cosa ci dicono i committenti dall'altra parte, abbiamo raccolto cosa emerge da oltre 1.200 call sulla verifica dei documenti delle imprese.

Domande frequenti

Quali documenti chiede di solito un committente a un'impresa esecutrice?

Quasi sempre gli stessi: visura camerale, DURC, DVR, nomine dei ruoli di sicurezza, attestati di formazione e idoneità sanitarie dei lavoratori, UNILAV, documenti dei mezzi, POS del cantiere. Sono i documenti di idoneità tecnico-professionale dell'Allegato XVII del D.Lgs. 81/2008, a cui ogni committente aggiunge i suoi moduli e le sue dichiarazioni.

Quali documenti cambiano davvero da un cantiere all'altro?

Pochi: il POS, che va redatto per ogni cantiere, l'elenco dei lavoratori e dei mezzi che entrano, e i moduli o le dichiarazioni del committente. Visura, DURC, DVR, nomine, attestati e idoneità sono dell'impresa o del lavoratore e restano uguali finché non scadono.

Come evito di rifare tutto da capo per ogni committente?

Separando la parte ripetibile da quella di cantiere. Tieni un archivio unico dell'impresa, una cartella per lavoratore e per mezzo, un elenco settimanale delle scadenze e un modello compilato per ogni committente ricorrente. A ogni richiesta scegli dall'archivio invece di cercare nelle mail.

Levels carica i documenti sui portali dei committenti al posto mio?

Sì. Tu tieni aggiornata la documentazione della tua impresa nel software e, per ogni nuovo cantiere, comunichi chi vuoi mandare e le informazioni necessarie. Levels porta la documentazione sul portale del committente, nel formato richiesto, entro la scadenza, e la mantiene aggiornata per tutta la durata del cantiere.

Quanto tempo serve per iniziare?

In genere pochi giorni dalla prima chiamata: il tempo dell'onboarding e del caricamento della documentazione di partenza nel software.

In Sintesi

La documentazione che ti chiedono i committenti è quasi sempre la stessa. Il lavoro nasce dal trattarla come nuova a ogni cantiere: cercarla, rinominarla, ricaricarla su un portale diverso, ricompilare gli stessi dati in un modulo diverso. Separare quello che è dell'impresa da quello che è del cantiere, e tenere le scadenze sotto controllo prima della richiesta, toglie la maggior parte di questo lavoro.

Il resto sono i portali. Se vuoi smettere di portarci i documenti cantiere per cantiere, Levels tiene la tua documentazione in un unico posto e la porta dove serve, nel formato di ogni committente. Prenota una chiamata di 15 minuti per capire la tua situazione.