Hai già un portale per i documenti delle imprese? Ecco cosa gli manca

Le imprese hanno caricato tutto sul portale. Ogni casella ha il suo file, la data di scadenza è compilata, il semaforo è verde. Poi apri l'attestato di primo soccorso del caposquadra: 12 ore. L'impresa ha più di cinque lavoratori, quindi le ore richieste sono 16. Il verde diceva solo che il file c'era.

Succede ogni volta che il portale per i documenti delle imprese fa bene il suo lavoro, cioè raccogliere. La verifica resta a te: apri ogni PDF, controlli che sia il documento giusto, leggi ore, livello e nomine, incroci il POS con i lavoratori. Un CSE ce l'ha detto così: "Anche con la piattaforma devi sempre aprire ogni file per controllare che sia il documento giusto."

Raccogliere i documenti non vuol dire verificarli

Un portale documentale risolve un problema vero: i documenti smettono di girare per mail e finiscono in un posto solo. Ogni impresa ha la sua area, ogni documento la sua casella, ogni scadenza la sua data. È ordine, ed è utile.

Il limite è dove si ferma il controllo. Se la regola è "c'è un file nella casella DURC e la data inserita è futura", il semaforo diventa verde anche quando il file è sbagliato. Un referente sicurezza l'ha detto senza giri di parole: "Se sul portale mi caricano il menù del battesimo della figlia al posto del DURC, il sistema logicamente non lo riconosce."

C'è poi il doppio canale. "Abbiamo doppio lavoro: anche con il portale, le imprese mandano comunque i documenti per mail", racconta un coordinatore sicurezza. Il controllo lo fai comunque tu, file per file.

Nelle oltre 1.200 call che abbiamo fatto con responsabili sicurezza, CSE e studi, in circa 60 il cliente usa o cita un portale di caricamento. La differenza che conta, per loro, è la verifica del contenuto.

Caricare come arriva, non casella per casella

Il primo attrito è il caricamento. Un portale a caselle chiede all'impresa di sapere cosa va dove, documento per documento, lavoratore per lavoratore. Il subappaltatore che ha l'ufficio sul furgone ti manda invece uno zip da 150 mega, o cento PDF chiamati "scan_0048".

Levels parte da lì. L'impresa riceve un link di caricamento, come un WeTransfer, si registra gratis e trascina cartelle, zip, rar o foto così come sono. Se i documenti ti arrivano per mail, li carichi tu. Levels separa i file, riconosce ogni documento e lo assegna all'impresa, al lavoratore o al mezzo giusto.

La conseguenza pratica: parti dalla verifica, non dal riordino.

Verificare il contenuto: ore, livello, nomine, date

Qui sta la differenza vera. Levels legge cosa c'è scritto nel documento, non solo se il documento c'è. Per un attestato controlla la durata del corso in ore, i moduli, il livello, il ruolo, le date. Per una nomina controlla che ci sia e che non sia in bianco.

Gli errori che emergono sono di questo tipo: un corso di primo soccorso di 12 ore dove ne servono 16, una formazione RSPP scaduta, una nomina RLS in bianco, un attestato senza la data di inizio corso. In alcuni casi le date incoerenti hanno fatto emergere attestati contraffatti. Sul primo soccorso abbiamo scritto una guida a parte su quando servono 12 ore e quando 16.

Il report è a semaforo, ma con il perché: verde in regola, rosso mancante, scaduto o errato (con il motivo), giallo o arancione da rivedere. Levels prepara il report, tu decidi.

Un HSE ci ha raccontato il rovescio della medaglia del verde di sola presenza: "Sulla piattaforma risulta tutto verde, ma poi in cantiere il primo giorno si tira una martellata su una mano perché non ha mai fatto un giorno di lavoro."

Incrociare POS, lavoratori, attestati e nomine

Un documento può essere corretto da solo e sbagliato nell'insieme. Il lavoratore indicato nel POS come addetto antincendio deve avere l'attestato antincendio. Chi entra in cantiere deve avere UNILAV, idoneità sanitaria e formazione. Ogni ruolo obbligatorio (preposto, RLS, addetti alle emergenze) deve avere nomina e formazione.

Levels incrocia questi elenchi. Ti dice chi è nel POS senza documenti, quali ruoli nominati non hanno la formazione, quale ruolo obbligatorio è scoperto. A mano si fa con due elenchi affiancati, ed è dove gli errori sfuggono anche a chi lo fa di mestiere. Il metodo lo abbiamo spiegato nell'articolo su come incrociare POS, lavoratori e attestati.

Analizzare il POS, non solo archiviarlo

Il POS è il documento più lungo e il meno letto. I contenuti minimi sono fissati dall'Allegato XV, punto 3.2.1, del D.Lgs. 81/2008: dati dell'impresa, nominativi degli addetti alle emergenze e dell'RLS, attività e rischi, DPI, procedure complementari richieste dal PSC. Caricarlo in una casella non dice se quei contenuti ci sono.

L'Analizzatore POS di Levels (modulo a pagamento) controlla i contenuti minimi criterio per criterio, con il rimando alla pagina dove trovi l'evidenza. Prepara la richiesta di integrazione scritta e confronta le revisioni successive. Tra i casi reali che abbiamo visto: un POS di 70-80 pagine che citava un altro cantiere.

Cosa guardare in un POS lo abbiamo raccolto nella guida su verifica del POS: cosa controllare e chi deve farlo.

Un'impresa verificata una volta vale su tutti i cantieri

Se segui più cantieri, la stessa impresa torna spesso. Con l'Albo imprese di Levels, l'impresa verificata una volta resta verificata su ogni cantiere: da rifare c'è solo ciò che è di cantiere, cioè il POS. Le scadenze vengono ricalcolate ogni notte su tutti i cantieri, e ogni lunedì l'impresa invitata riceve un'email con documenti scaduti, mancanti e in scadenza.

Come organizzarlo nel dettaglio è spiegato nell'articolo sull'albo imprese di cantiere.

Portale documentale e Levels a confronto

A sinistra il lavoro che, con un portale che raccoglie, resta a te. A destra il punto da cui parti con Levels.

La colonna di sinistra è lavoro di lettura, quello che un responsabile sicurezza di un general contractor chiedeva al suo portale: "Se investo su un portale, deve togliermi tempo nel controllo dei documenti."

Levels fa tutto quello che fa il tuo portale, e in più verifica

Con Levels non ti serve un portale per raccogliere e un'altra cosa per controllare. Sui documenti delle imprese, Levels fa anche quello che oggi chiedi al portale:

• La raccolta: mandi all'impresa un link di caricamento, come un WeTransfer. L'impresa si registra gratis e trascina cartelle, zip o foto così come sono.
• L'archivio: con l'Albo imprese, l'impresa verificata una volta vale su ogni cantiere. Resta da rifare solo ciò che è di cantiere, come il POS.
• Le scadenze: Levels le ricalcola ogni notte su tutti i cantieri e ogni lunedì l'impresa invitata riceve un'email con i documenti scaduti, mancanti e in scadenza.
• L'export: una cartella rinominata per lavoratore e mezzo e un Excel per impresa o cantiere, con CSE e committenti invitabili in sola lettura.

Poi c'è la parte che il portale lascia a te: leggere, incrociare e segnalare. Un responsabile sicurezza di un'impresa appaltatrice l'ha messa così: "Gli altri sistemi sono come se mancasse il motore: voi ci avete messo il motore."

Sul tempo, il caso più netto è quello di Wolf System, general contractor di prefabbricati: "Grazie a Levels, il processo di verifica è passato da 45 a 5 minuti", racconta Vincenzo Sciascia, RSPP e HSE Manager.

Se vuoi un confronto più ampio sui criteri di scelta, trovi una guida su come scegliere un software di verifica documentale.

Come capire se il tuo portale verifica davvero

1. Carica un attestato da 12 ore di primo soccorso per un'impresa con più di 5 lavoratori. Se il semaforo è verde, il controllo è di sola presenza.
2. Metti un documento sbagliato in una casella, per esempio una visura al posto del DURC. Se nessuno se ne accorge, il contenuto non viene letto.
3. Togli l'attestato a un lavoratore presente nel POS. Se nessuno lo segnala, l'incrocio POS-lavoratori lo stai facendo tu.
4. Conta quanti documenti arrivano ancora per mail. Se sono tanti, il riordino resta sulla tua scrivania.
5. Cronometra una verifica completa di un'impresa con 10 lavoratori, dall'apertura del primo file alla mail di integrazione. Quel numero è il lavoro che il portale non ti toglie.

In Sintesi

Il portale che hai già mette ordine nella raccolta. Il lavoro che ti porta via le giornate però non è raccogliere: è aprire ogni file, leggere ore e nomine, incrociare il POS con i lavoratori. Un semaforo verde di sola presenza non lo fa al posto tuo.

Levels raccoglie i documenti come fa un portale e in più fa il lavoro che manca: legge i documenti come arrivano, li incrocia, segnala cosa manca e perché. Levels prepara il report, tu decidi. Se vuoi vederlo sui tuoi file, prenota una demo di 30 minuti sui documenti delle tue imprese.