Dati personali dei lavoratori nella verifica documentale: cosa chiedere e cosa no
Idoneità sanitaria, buste paga, documenti d'identità: quali dati dei lavoratori servono davvero nella verifica in cantiere secondo GDPR, D.Lgs. 81/2008 e Garante.
Apri lo zip che il subappaltatore ti ha mandato per la verifica. Dentro ci sono gli attestati, i giudizi di idoneità, le UNILAV. E poi le buste paga di sei mesi con IBAN e trattenute, un certificato medico con la diagnosi, la fotocopia della carta d'identità di un lavoratore che in cantiere non entrerà mai.
"Loro ti mandano tutto, anche il certificato di nascita dei figli", ci ha detto un responsabile sicurezza. È una battuta, ma descrive bene il problema: nella verifica documentale in cantiere circolano dati personali dei lavoratori che nessuno ha chiesto, e da quel momento li conservi tu. Il GDPR non distingue tra quello che hai chiesto e quello che ti è arrivato.
Qui trovi quali dati servono davvero per la verifica, quali no, e cosa dicono il Regolamento UE 2016/679, il D.Lgs. 81/2008 e il Garante privacy.
Punti Chiave
- •I dati relativi alla salute sono categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): si trattano solo se una base giuridica lo consente, come gli obblighi in materia di diritto del lavoro e sicurezza
- •Al datore di lavoro arriva il giudizio di idoneità alla mansione (art. 41, comma 6-bis del D.Lgs. 81/2008), non la diagnosi: la cartella sanitaria resta coperta dal segreto professionale
- •Il principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c GDPR) vuol dire chiedere solo i documenti necessari alla verifica, non tutto quello che l'impresa ha in archivio
- •L'Allegato XVII del D.Lgs. 81/2008 chiede alle imprese visura, DVR, DURC e dichiarazione sui provvedimenti di sospensione: gli altri documenti vanno giustificati dalla finalità della verifica
- •Un documento arrivato senza averlo chiesto è comunque un dato che conservi: la diagnosi va oscurata o il documento restituito, non archiviato insieme al resto
I dati sanitari sono una categoria a parte
Il GDPR definisce i dati relativi alla salute come le informazioni sulla salute fisica o mentale di una persona che rivelano il suo stato di salute (art. 4, punto 15 del Regolamento UE 2016/679). L'art. 9, par. 1 ne vieta in linea generale il trattamento, insieme alle altre categorie particolari di dati.
Il divieto ha eccezioni. Quella che riguarda il cantiere è l'art. 9, par. 2, lett. b: il trattamento è ammesso quando serve ad assolvere obblighi in materia di diritto del lavoro, sicurezza e protezione sociale. La lett. h copre invece la medicina del lavoro, cioè l'attività del medico competente.
La conseguenza pratica: puoi trattare un dato sanitario solo nella misura in cui un obbligo di sicurezza lo richiede. Il resto non ha base giuridica.
Il giudizio di idoneità sì, la diagnosi no
L'art. 41, comma 6 del D.Lgs. 81/2008 elenca i quattro giudizi che il medico competente può esprimere sulla mansione specifica: idoneità, idoneità parziale (temporanea o permanente) con prescrizioni o limitazioni, inidoneità temporanea, inidoneità permanente. Il comma 6-bis dice che il giudizio è scritto e che il medico ne consegna copia al lavoratore e al datore di lavoro.
Il datore di lavoro riceve quindi un giudizio, non un referto. Le Linee guida del Garante sul trattamento dei dati dei lavoratori nel settore privato (deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006) lo dicono in modo esplicito al punto 33: il datore di lavoro non può conoscere le patologie accertate, ma solo la valutazione finale di idoneità. La cartella sanitaria e di rischio è custodita con salvaguardia del segreto professionale e il datore di lavoro non vi accede.
Se la diagnosi non la conosce nemmeno il datore di lavoro, a maggior ragione non deve arrivare a chi è a monte dell'impresa (affidataria, committente, CSE). Nella verifica ti serve sapere se il lavoratore è idoneo alla mansione che svolge nel cantiere e fino a quando: cosa controllare nel giudizio lo abbiamo spiegato nella guida su idoneità sanitaria e medico competente.
Il punto 81 delle stesse Linee guida chiede di conservare i dati sanitari separati dagli altri dati personali del lavoratore. Un certificato con la diagnosi finito nella cartella "documenti impresa" va tolto da lì.
Cosa chiede la norma per la verifica in cantiere
Il committente o il responsabile dei lavori verifica l'idoneità tecnico-professionale delle imprese affidatarie, esecutrici e dei lavoratori autonomi con le modalità dell'Allegato XVII, come prevede l'art. 90, comma 9, lett. a del D.Lgs. 81/2008. Fuori dal Titolo IV, l'art. 26, comma 1, lett. a chiede al datore di lavoro committente il certificato di iscrizione alla Camera di commercio e un'autocertificazione dei requisiti.
L'Allegato XVII è più corto di quanto si pensi. Per le imprese elenca iscrizione CCIAA, DVR, DURC e dichiarazione di non essere destinatari di provvedimenti di sospensione o interdittivi. Per i lavoratori autonomi aggiunge conformità di macchine e attrezzature, elenco dei DPI e attestati di formazione con la relativa idoneità sanitaria "ove espressamente previsti". Il dettaglio documento per documento è nella checklist dell'Allegato XVII.
Formazione, idoneità, UNILAV e nomine dei lavoratori si chiedono per verificare che chi entra in cantiere sia quello indicato nel POS, formato e idoneo alla mansione. È una finalità di sicurezza legittima. Ma ogni documento in più deve rispondere a quella finalità, altrimenti non va chiesto.
Documento per documento: cosa serve e cosa no
Il principio di minimizzazione (art. 5, par. 1, lett. c GDPR) chiede dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per la finalità. Applicato ai documenti dei lavoratori in cantiere, si traduce così.
| Documento | Cosa ti serve per la verifica | Cosa non ti serve |
|---|---|---|
| Giudizio di idoneità | Nome, mansione, giudizio, eventuali limitazioni, scadenza, medico firmatario | Diagnosi, esami, cartella sanitaria e di rischio |
| Certificati di malattia o referti | Nulla | Tutto: non fanno parte della verifica |
| UNILAV o comunicazione di distacco | Datore di lavoro, data di inizio, tipo di rapporto | Dati retributivi non necessari |
| Buste paga / LUL | Di norma nulla, salvo verifiche specifiche previste dal contratto | IBAN, trattenute, assegni familiari, pignoramenti |
| Documento d'identità e codice fiscale | Identificare il lavoratore e incrociarlo con POS e attestati | Copie di lavoratori che non entreranno in cantiere |
| Tessera di riconoscimento | Foto, generalità, datore di lavoro (art. 26, comma 8) | Altri dati personali |
| Attestati di formazione | Corso, ore, moduli, date, ente | Nulla di sensibile, ma solo per chi lavora in cantiere |
Due righe meritano una nota. La tessera di riconoscimento con fotografia, generalità e datore di lavoro è un obbligo per il personale di appaltatori e subappaltatori, fissato dall'art. 26, comma 8 del D.Lgs. 81/2008. Per l'UNILAV, cosa controllare è nella guida su UNILAV e distacco in cantiere; per l'identificazione, in quella su codice fiscale e omonimie.
Chi vede cosa lungo la catena
Il subappaltatore manda i documenti all'affidataria, l'affidataria li gira al committente o al CSE, il CSE li archivia per il fascicolo. A ogni passaggio la copia si moltiplica: una casella di posta, una cartella condivisa, un allegato inoltrato tre volte.
Il problema non è la catena in sé, che la norma prevede (l'affidataria verifica i propri subappaltatori, come spiega l'articolo sugli obblighi dell'affidataria dell'art. 97). Il problema è che ogni anello riceve tutto, anche quello che non gli serve. Il CSE non ha bisogno delle buste paga; il committente non ha bisogno dei documenti di lavoratori che non entrano.
Il GDPR chiede anche di conservare i dati solo per il tempo necessario alla finalità (art. 5, par. 1, lett. e). Un archivio di mail con allegati di cantieri chiusi da anni va nella direzione opposta.
Come si riduce il problema senza rallentare la verifica
Il punto è far arrivare solo ciò che serve, in un posto solo, e condividere a valle solo quello che serve. Con Excel e mail è difficile: lo zip arriva com'è, e dividere i documenti utili da quelli in più è un lavoro a mano che nessuno ha tempo di fare.
Con Levels mandi all'impresa un link di caricamento, come un WeTransfer: l'impresa trascina cartelle, zip o PDF così come sono, e Levels separa, riconosce e assegna ogni documento a impresa, lavoratore o mezzo. Parti dalla verifica, non dal riordino, e vedi subito cosa è arrivato e a chi si riferisce.
Levels controlla l'idoneità sanitaria di ogni lavoratore e ne legge la scadenza. Incrocia i lavoratori con il POS e con gli attestati, e nel report a semaforo vedi chi è in regola, cosa manca e fino a quando. Levels prepara il report, tu decidi.
Per la condivisione a valle, CSE e committenti si invitano in sola lettura, invece di ricevere l'ennesimo allegato. Quando serve un archivio, l'export produce una cartella rinominata per lavoratore e mezzo e un Excel per impresa o cantiere: sai esattamente cosa stai consegnando.
Se nella verifica manca un documento, la mail di integrazione elenca cosa serve e perché, impresa per impresa: chiedi quel documento, non "tutta la documentazione". Ne abbiamo parlato nel modello di richiesta di integrazione ai subappaltatori.
Checklist: dati dei lavoratori nella verifica
- Scrivi l'elenco dei documenti richiesti per lavoratore. Criterio: ogni voce risponde a una domanda della verifica (chi è, chi lo assume, è formato, è idoneo, è nel POS).
- Chiedi il giudizio di idoneità, mai certificati medici o referti. Criterio: sul foglio ci sono mansione, giudizio e scadenza, nessuna diagnosi.
- Chiedi i documenti solo dei lavoratori che entrano. Criterio: ogni nominativo è nel POS o nell'elenco del personale di quel cantiere.
- Non chiedere buste paga e LUL se il contratto non lo prevede. Criterio: se ti servono, sai dire per quale verifica e quali dati usi.
- Oscura o restituisci quello che arriva in più. Criterio: nessun documento sanitario o retributivo non richiesto resta in archivio.
- Condividi a valle solo ciò che serve. Criterio: CSE e committente vedono la verifica dei lavoratori del loro cantiere, non l'intero archivio dell'impresa.
Domande frequenti sui dati personali dei lavoratori nella verifica documentale
Il giudizio di idoneità è un dato sanitario?
Sì, riguarda lo stato di salute del lavoratore rispetto alla mansione e rientra tra i dati relativi alla salute dell'art. 4, punto 15 del GDPR. Il trattamento è ammesso perché serve ad assolvere obblighi di sicurezza sul lavoro, come prevede l'art. 9, par. 2, lett. b del Regolamento UE 2016/679.
Il datore di lavoro può conoscere la diagnosi del lavoratore?
No. Secondo le Linee guida del Garante del 23 novembre 2006, il datore di lavoro conosce solo il giudizio finale di idoneità alla mansione, non le patologie accertate. La cartella sanitaria e di rischio è custodita con salvaguardia del segreto professionale.
Il committente può chiedere le buste paga dei lavoratori dell'impresa?
L'Allegato XVII del D.Lgs. 81/2008 non le prevede tra i documenti per la verifica dell'idoneità tecnico-professionale. Se il contratto prevede verifiche specifiche, per il principio di minimizzazione vanno chiesti solo i dati necessari a quella verifica.
Cosa faccio se un'impresa mi manda un certificato medico con la diagnosi?
Non ti serve per la verifica e non hai una finalità per conservarlo. La diagnosi va oscurata (o il documento restituito) e va chiesto il giudizio di idoneità del medico competente al suo posto. Le Linee guida del Garante chiedono inoltre di tenere i dati sanitari separati dagli altri dati del lavoratore.
Quali documenti chiede l'Allegato XVII alle imprese?
Iscrizione alla Camera di commercio con oggetto sociale inerente all'appalto, documento di valutazione dei rischi, DURC e dichiarazione di non essere oggetto di provvedimenti di sospensione o interdittivi.
Per quanto tempo si possono conservare i documenti dei lavoratori?
Il GDPR chiede di conservarli solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti, secondo l'art. 5, par. 1, lett. e. Il periodo concreto dipende dagli obblighi di conservazione legati al cantiere e va definito da chi tratta i dati.
In Sintesi
Nella verifica documentale in cantiere i dati personali dei lavoratori servono a una cosa: sapere che chi entra è identificato, assunto, formato e idoneo alla mansione. Il giudizio di idoneità sì, la diagnosi no. L'UNILAV sì, le buste paga di norma no. Tutto quello che arriva oltre è un dato che conservi senza motivo.
Il modo più semplice per rispettare la minimizzazione è chiedere solo quello che serve e tenerlo in un posto solo, condiviso a valle in sola lettura. Se vuoi vedere come funziona sui tuoi documenti, prenota una demo di 30 minuti sui documenti delle tue imprese.
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